Optimalisatie van de klantreis. Standaard formulieren voor uw gemeentelijke website

De gemeentelijke website is de eerste plek waar inwoners kijken als ze een aanvraag willen doen. De mogelijkheid om dit digitaal te regelen is een waardevolle aanvulling op uw dienstverlening, omdat iedere online aanvraag de kosten binnen uw organisatie drukt.

Bovendien kan de bezoeker van de website dit ook buiten de openingstijden regelen. Het invullen van gegevens (zoals n.a.w. gegevens) kan grotendeels automatisch en wordt vooraf gecontroleerd. Daarmee blijft de kwaliteit hoog en worden fouten geminimaliseerd. Om het percentage succescolle digitale aanvragen te verhogen, is het belangrijk dat het invullen van een formulier eenvoudig en laagdrempelig werkt.

  • Weet u welk percentage van de aanvragen wordt afgerond, dan wel afgebroken?
  • Weet u hoe de aanvrager het proces van de aanvraag beoordeelt?

Wanneer een inwoner een aanvraag doet, wordt de kortste en meest duidelijke route getoond. De aanvraagformulieren zijn opgesteld met gebruiksvriendelijkheid in het oog.

Geoptimaliseerde formulierengemeentehuis
Standaard formulieren zijn geoptimaliseerd voor de gebruiker. Deze formulieren zijn gemaakt vanuit de behoefte van de aanvrager: op maat en passend bij de aanvraag die de inwoner. Het formulier wordt gevuld met alleen relevante informatie waarvan de inwoner ook weet dat het relevant is. Zo wordt bijvoorbeeld bij de aanvraag van een rijbewijs, de leeftijd en identiteit gecontroleerd op basis van de ingevulde gegevens.

Wat lost dit op?
In veel formulieren staat niet de aanvrager centraal, maar de koppeling tussen verschillende systemen. Daarom worden er vragen gesteld die niet relevant of logisch zijn voor de aanvrager. De aanvragen die volledig ingevuld bij de gemeente terechtkomen, voldoen uiteindelijk aan de door de systemen gestelde eisen, maar alle niet-afgeronde formulieren zorgen voor een hoop ergernis bij de inwoner. Het is daarom belangrijk dat u weet
welk percentage van de aanvragen wordt afgerond, dan wel afgebroken. 
Een analyse van de data geeft u inzicht in deze percentages.

Is de aanvraagprocedure optimaal, of toch niet?
Vaak lijkt het erop dat de procedure voor aanvragen via uw gemeentelijke website geoptimaliseerd is. De ingevulde aanvragen die binnenkomen zijn compleet en kunnen direct worden overgezet naar het zaaksysteem. Kijken we echter naar de cijfers, dan zien we in de praktijk vaak een hoog uitvalpercentage op formulieren. Wanneer een inwoner een aanvraag start maar deze niet afrondt, is een gemiste kans. De burger ervaart ergernis: ‘Waarom kan dit niet eenvoudiger?’ en het kost uw organisatie extra tijd en geld om de aanvraag alsnog persoonlijk en handmatig af te handelen.

Standaard formulieren met Formdesigner
Vanuit dat gedachtengoed heeft Roxit Formdesigner ontwikkeld: een tool om standaard formulieren te maken. Met de hulp van eenvoudige bouwstenen en op basis van bewezen effectieve standaard formulieren, maakt u snel een aanvraagformulier op maat. Het uitgangspunt hierbij is de behoefte van de eindgebruiker. Dit resulteert in formulieren zonder onnodige barrières.

Wat leveren standaard formulieren u op?
Een hoger afrondingspercentage, een hogere waardering van de klantreis, lagere kosten voor uw gemeentelijke organisatie. Daarnaast profiteert u van de kennis en ervaring die wij hebben opgedaan tijdens de ontwikkeling van Formdesigner. Onze servicedesk doorziet snel of de inrichting van uw formulier wel of niet compleet is en adviseert u hierin.

Wilt u meer weten over standaard formulieren met Formdesigner, neem dan contact met ons op.

Aanmelden nieuwsbrief

Contactgegevens

Louis Braillelaan 80
2719 EK Zoetermeer

T 015 25 11 000
F 015 25 11 001

Top